De Code in offertes en aanbestedingstrajecten

De markt voor schoonmaakdienstverlening werd de afgelopen jaren gedomineerd door minder vertrouwen en steeds lagere prijzen. Dit leidde tot grote onvrede op de markt, met als gevolg stakingen van personeel. In een aantal marktontmoetingen hebben overheidsinkopers en facilitair managers van schoonmaakbedrijven met elkaar gesproken over de knelpunten in aanbestedingsprocedures en mogelijke oplossingen daarvoor.

Het resultaat van deze marktontmoetingen is een handreiking en een concrete uitwerking van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. De handreiking ondersteunt (overheids) inkopers van schoonmaakdienstverlening om de Code in de praktijk te brengen. In de handreiking zijn per fase van het inkoopproces tips opgenomen om te sturen op meer kwaliteit, betrokkenheid en respect. Er worden vier gouden regels voor de inkoop van schoonmaak genoemd:

  1. Doe recht aan belangen van alle partijen
  2. Stel de kwaliteit voorop
  3. Zorg voor goede communicatie
  4. Maak heldere en controleerbare afspraken

Voor opdrachtnemers is van belang te bekijken of de offertevraag/aanbestedingstraject conform de Code is opgesteld. Is dit niet het geval, dan kunt u hierover vragen stellen aan de opdrachtgever. Zeker als deze aan de opdrachtnemer de eis tot ondertekening van de Code stelt.  Via de nota van inlichtingen kan de opdrachtgever op de vragen over de Code antwoorden.
Als de opdrachtgever ondertekening van de Code als eis aan de opdrachtnemer stelt, is het logisch dat hijzelf ook de Code ondertekent. Desondanks komt het nog regelmatig voor dat dat niet het geval is. Het advies is dan om de opdrachtgever te vragen waarom deze de Code niet ook zelf heeft ondertekend en daarmee toepast.
Als de offertevraag/aanbestedingstraject niet aan de eisen van de Code voldoet, dan kunt u dit aanhangig maken bij de commissie via marktgedragschoonmaak@ras.nl . Voeg alle relevante stukken toe en doe het vroeg in het aanbestedingstraject. Alleen dan kan de commissie proberen de opdrachtgever op andere gedachten te brengen en de offertevraag/aanbestedingstraject alsnog conform de Code in de markt te zetten.

Wilt u hier meer over weten?
Klik hier voor meer informatie over de gouden regels voor inkoop van schoonmaak
Klik hier voor de handreiking Goed inkopen: een schone zaak
Klik hier voor de handreiking EMVI
Klik hier voor de procedure om een klacht in te dienen

Tekst achter Klik hier voor meer informatie over de gouden regels voor inkoop van schoonmaak

  1. Doe recht aan belangen van alle partijen
    Als opdrachtgevende partij is het belangrijk een marktconforme uitvraag te doen die recht doet aan de belangen van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Om te kunnen weten welke belangen dat zijn moet de overheidsinkoper goed weten wat er speelt in de branche.
  2. Stel de kwaliteit voorop
    De prijs moet in relatie staan tot de gevraagde kwaliteit die zoveel mogelijk wordt vastgelegd in functionele eisen en wensen. Onderdeel hiervan is de overgang van inspanningsgerichte schoonmaak naar resultaatgerichte schoonmaak. Bij een resultaatgericht contract wordt het schoonmaakbedrijf afgerekend op het schoonmaakresultaat en dus niet op de aantallen uitgevoerde handelingen. Hierbij wordt het gunningscriterium ‘beste prijs-kwaliteit verhouding’ (voorheen economisch meest voordelige inschrijving, EMVI) gebruikt. Stel hierbij de criteria dusdanig op dat de factor prijs niet doorslaggevend wordt.
  3. Zorg voor goede communicatie
    Opdrachtgever en opdrachtnemer moeten in diverse fasen van het inkoopproces goed en open met elkaar communiceren. Marktconsultaties, of persoonlijke contacten met marktpartijen moeten zij zeker voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure, niet uit de weg gaan. Integendeel, kennis van de markt is een voorwaarde om goed te kunnen inkopen. Niet alleen tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer moet de communicatie goed verlopen. Minstens zo belangrijk is de communicatie van de inkopers met de interne klanten en de facilitair manager.

Maak heldere en controleerbare afspraken
Contractafspraken moeten helder en ook controleerbaar zijn. Als een contract eenmaal is afgesloten moet het niet in een la verdwijnen. De opdrachtgever moet systematisch controleren of de afspraken ook worden nagekomen. Er moet dus regelmatig overleg plaatsvinden met de interne klant en met de opdrachtnemer over de contractafspraken. Ook dit is onderdeel van de Code. Het is hierbij belangrijk dat de werknemers van de opdrachtgever op de hoogte zijn van het schoonmaakprogramma. Dit is vooral van belang als het contract wijzigt, door contractwisselingen veel minder uren beschikbaar komen of als er van inspanningsgerichte naar resultaatgerichte schoonmaak wordt overgegaan.